Bei der Registrierung wird eine technische Referenznummer von Ihrer Versicherung an die eGA übermittelt und gespeichert. Zusätzlich wird die jeweilige eGA-Kundennummer erstellt. Das ist notwendig, um die eindeutige Zuordnung und den dauerhaften Zugriff des Versicherten auf die eGA zu gewährleisten. Je nach Versicherung können zusätzlich einige wenige Daten übertragen werden, z. B. die Versicherungsnummer oder der Name des Versicherten. Sollten sich übertragene Daten ändern, können diese innerhalb der eGA aktualisiert werden.

Während der Nutzung der eGA können Sie individuelle Gesundheitsdaten wie Medikamente, Vorsorgedaten, Arzt- und Zahnarztbesuche sowie Dokumente speichern. Durch Datenübertragung können konkrete Diagnosen, Abrechnungspositionen und abgerechnete Kosten gespeichert werden. Dabei werden alle Informationen strukturiert und kompatibel zu internationalem Standard gespeichert. Sämtliche Informationen und Daten, die in der eGA gespeichert sind, werden innerhalb der eGA angezeigt und können mit Ausnahme der automatisch gespeicherten Daten gelöscht werden. Selbst eingegebene Daten können nachträglich verändert werden. Je nach Versicherung kann es sein, dass bestimmte Funktionen nicht zur Verfügung stehen oder dass es Unterschiede in Umfang und Benennung gibt.

Sie können selbst Gesundheitsdaten erfassen und dabei nach verschiedenen Arten von Daten unterscheiden. Dabei werden die jeweiligen Daten über das Gerät eingegeben und anschließend auf den Server hochgeladen. Dokumente können vom Gerät selber oder individuell verfügbaren Cloud-Diensten in die eGA überführt werden. Selbst erfasste Daten können durch Sie nachträglich verändert und/oder gelöscht werden.

Daten können von z. B. Ihrer Versicherung, Ihren Ärzte oder Ihrem Krankenhaus in Ihre eGA übertragen werden. Dafür ist eine Einwilligung erforderlich, die bei jedem Datenabruf abgegeben werden muss. Damit wird sichergestellt, dass die Datenübertragung rechtmäßig ist und vom Versicherten autorisiert wurde. Übertragene Daten können nicht verändert werden, da sie sonst ihre Gültigkeit verlieren. Bei Bedarf können Sie diese Daten aus Ihrer eGA löschen. Je nach Versicherung kann es Unterschiede in Umfang und Benennung der Datenübertragung geben. Die jeweiligen Ärzte und Krankenhäuser müssen an die eGA angeschlossen sein, um Daten übertragen zu können. Detaillierte Informationen finden Sie unter Nutzung von Services.

Alle Ihre Daten werden verschlüsselt auf zentralen, zertifizierten Servern in Deutschland abgelegt. Nur über die eGA, die Ihnen durch die App Ihrer Versicherung zur Verfügung gestellt wird, haben Sie Zugriff auf Ihre Daten. Dabei werden die Daten durch Ihren individuellen Sicherheitsschlüssel entschlüsselt. Nur sie selber können Ihre Daten sehen. Alle Daten werden strukturiert erfasst, sodass die derzeitigen und zukünftigen Funktionen der eGA unterstützt werden.

Einzelne Daten und Dokumente können aus der eGA heraus exportiert werden. Dies geschieht über die reguläre Teilen-Funktion des jeweiligen Betriebssystems. Zusätzlich können alle Daten und Informationen, die in der eGA gespeichert sind, gesamtheitlich exportiert werden. Für die Überführung in eine andere elektronische Gesundheitsakte bleiben so zum Beispiel alle Daten erhalten. Der Export der gesamten Gesundheitsdaten kann lokal auf dem Smartphone selber erfolgen oder über die reguläre Teilen-Funktion, welche je nach Betriebssystem und individueller Konfiguration unterschiedliche Speicherorte anbietet.

Wichtiger Hinweis: Da iOS, das iPhone-Betriebsystem, nicht über ein unabhängiges Dateisystem verfügt, werden Dateien innerhalb der App abgelegt. Darauf kann über die Standard-Software „iTunes“ von Apple zugegriffen werden. Sobald das iPhone mit „iTunes“ sicher verbunden ist, kann unter dem Menüpunkt „Dateifreigabe“ die entsprechende App ausgewählt werden. Die Export-Datei kann dann im Fenster „Dokumente von …“ausgewählt und an einen anderen Ort kopiert werden.

Da Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Daten überhaupt zählen, sollte jeder Export aus der eGA heraus immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, z.B. soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sollten vermieden werden.

Bei den gesetzlichen Krankenkassen (GKV) bestehen zeitlich festgelegte Abrechnungsprozesse mit der Kassenärztlichen Vereinigung (KBV). Das hat zur Folge, dass Abrechnungsdaten für Gesundheitsleistungen erst nach sechs bis neun Monaten bei der Versicherung vorliegen. Die Daten in der eGA können demzufolge auch erst zu diesem Zeitpunkt aktualisiert werden.